ATS (Applicant Tracking System)

ATS, en forkortelse for Applicant Tracking System, er en softwareløsning der hjælper virksomheder med at håndtere rekrutteringsprocessen ved at indsamle, sortere og følge ansøgninger og CV’er gennem hele forløbet fra jobopslag til ansættelse. På dansk kaldes systemet ofte et rekrutteringssystem, og det bruges typisk af HR-afdelinger og rekrutteringsteams til at holde styr på kandidater i én samlet database frem for i mails og mapper spredt ud over flere medarbejdere.

Et typisk eksempel er en virksomhed, der opretter et jobopslag i sit ATS og med ét klik distribuerer det til flere jobportaler og sociale medier samtidig; alle indkomne ansøgninger lander derefter automatisk i det samme system, hvor rekrutteringsteamet kan sortere, kommentere og flytte kandidater videre gennem ansættelsesforløbet uden at skulle skifte mellem forskellige platforme.

Hvem bruger ATS, og hvor bruges det?

ATS-systemer bruges af virksomheder i alle størrelser, men værdien stiger typisk i takt med antallet af ansøgninger, en virksomhed modtager. Store organisationer med mange årlige ansættelser har ofte svært ved at overskue store bunker af ansøgninger manuelt, og her kan et ATS afhjælpe noget af det tidskrævende sorteringsarbejde. Ifølge tal fra rekrutteringsplatformen Oleeo anvendte langt størstedelen af Fortune 500-virksomhederne et ATS i 2024, hvilket afspejler at systemtypen efterhånden er udbredt blandt store, internationale selskaber.

Mindre virksomheder og enkeltmandsrekrutterere kan også have gavn af et ATS, særligt hvis de ønsker en mere struktureret kandidatoplevelse eller skal håndtere flere stillinger på samme tid. Systemerne bruges desuden af rekrutteringsbureauer, som skal holde styr på kandidatprofiler på tværs af mange forskellige kundevirksomheder og stillinger.

Sådan fungerer et ATS i praksis

Når en kandidat sender en ansøgning, bliver CV’et som regel indlæst automatisk i systemet, hvor relevante oplysninger som kontaktinformation, erfaring, uddannelse og kompetencer trækkes ud og gemmes struktureret. Denne proces minder på nogle måder om, hvordan en søgemaskine foretager indeksering af indhold, blot er det her kandidatens CV, der bliver gjort søgbart og sammenligneligt i en database.

Herefter kan rekrutteringsteamet screene og filtrere ansøgninger ud fra kriterier som erfaring, uddannelse eller bestemte kompetencer. Mange ATS-løsninger bruger konkrete søgeord til at vurdere, hvor godt en ansøgning matcher stillingsopslaget, og en del af rekrutteringssoftwaren er efterhånden begyndt at trække på sprogmodeller i stil med GPT til at understøtte screening og til at generere udkast til stillingsopslag eller kandidatkommunikation. Ud over selve screeningen indeholder de fleste systemer også funktioner til jobopslag på flere kanaler, automatiseret e-mailkommunikation, planlægning af samtaler og rapportering på nøgletal som tid-til-ansættelse.

Fordele ved ATS

• Samler alle ansøgninger ét sted, så rekrutteringsteamet slipper for at holde styr på mails og filer i flere systemer.
• Kan reducere den tid, der bruges på indledende sortering af ansøgninger, fordi systemet foretager en første filtrering ud fra opsatte kriterier.
• Gør det lettere at sammenligne kandidater på tværs af flere jobopslag og jobportaler.
• Kan bidrage til en mere ensartet vurderingsproces, hvilket i nogle tilfælde kan understøtte arbejdet med diversitet i rekrutteringen.
• Giver mulighed for at følge og rapportere på nøgletal som tid-til-ansættelse og omkostning per ansættelse.

Ulemper ved ATS

• Et for stift fokus på søgeordsmatch kan betyde, at kvalificerede kandidater bliver frasorteret, hvis deres CV ikke er formuleret med de “rigtige” ord.
• Systemet afhænger af, at kriterierne og filtrene er sat rigtigt op — dårligt konfigurerede regler kan give både for mange og for få relevante kandidater videre i processen.
• Automatiseret screening kan i nogle tilfælde videreføre skævheder, hvis de historiske data eller kriterier, systemet bygger på, i sig selv er skæve.
• Indkøb, implementering og oplæring af medarbejdere i et nyt ATS kan være en større opgave, særligt for mindre virksomheder med begrænsede ressourcer.
• En dårligt indstillet automatisk kommunikation kan opleves upersonlig af kandidater, hvis den ikke suppleres med menneskelig kontakt undervejs.