POS (Point of Sale)

Et POS-system (point of sale) er betegnelsen for den kombination af hardware og software, som en virksomhed bruger til at registrere salg, modtage betaling og opdatere lagerbeholdning. Systemet er en videreudvikling af det klassiske kasseapparat og samler funktioner som betaling, lagerstyring og kundedata i én platform.

Moderne butikker håndterer dagligt mange transaktioner, og det stiller krav til teknologi og arbejdsgange, der kan følge med. I en tøjbutik registrerer stregkodescanneren i POS-systemet f.eks. varen, trækker den fra lagerbeholdningen og udskriver eller sender kvitteringen til kunden i samme arbejdsgang, uden at personalet selv skal taste priser eller varenumre ind.

Komponenter og opbygning af et POS-system

Et POS-system udfører ikke blot selve transaktionen, men kan i mange tilfælde også integrere lagerstyring, kundedata og betalingsprocesser i samme platform. Systemet kan opdeles i tre kernedele, der tilsammen udgør løsningen.

• Kasseterminal (hardware): selve hardwaren, som ofte består af en touchskærm eller tablet, stregkodescanner, kvitteringsprinter og betalingsterminal. Kasseterminalen fungerer i praksis som en specialiseret computer, der er indrettet til salgsregistrering.
• POS-software: programmet, der håndterer selve transaktionen, opdaterer lagerbeholdningen og gemmer salgsdata til senere rapportering.
• Netværksforbindelse: forbindelsen, der sender data mellem kasseterminal, software og eventuelt en central server eller cloud-tjeneste.

De første mekaniske kasseapparater opstod i slutningen af 1800-tallet. Siden har teknologien udviklet sig fra lokale, mekaniske løsninger til nutidens digitale POS-systemer, der i mange tilfælde er skybaserede. Traditionelle POS-systemer installeres typisk lokalt og afhænger af serverbaserede løsninger i butikken, mens cloud-baserede (internetlagrede) POS-systemer i stedet gemmer data online og kan tilgås fra flere enheder og lokationer.

Nogle POS-systemer understøtter RFID-teknologi, som muliggør varesporing uden direkte scanning af den enkelte stregkode. RFID-baseret varesporing accelererer lagerregistreringen, men kræver RFID-mærker på varerne og understøttes ikke af alle POS-systemer, blandt andet fordi det kræver en ekstra investering i mærkning og udstyr.

Det rigtige POS-system afhænger af virksomhedens behov, herunder butikstype, antal medarbejdere, antal kasseterminaler og hvilke funktioner der er nødvendige, f.eks. bordreservationer i en restaurant eller onlinesynkronisering i en webshop.

Fordele ved moderne POS-systemer i detailhandlen

Et POS-system kan påvirke driftseffektiviteten ved at centralisere salgs-, betalings- og lagerfunktioner i én platform. Realtidsopdatering af lagerbeholdningen kan reducere ventetid ved kassen og mindske kassefejl, fordi personalet ikke selv skal slå priser og varenumre op manuelt, men hvor stor forskellen bliver i praksis, afhænger af hvordan systemet er sat op og bruges i den enkelte butik.

Et POS-system understøtter typisk følgende funktioner:

• Realtidsopdatering af lagerbeholdning, så personalet kan se, hvad der er på lager
• Hurtigere og mere ensartet betalingsbehandling, uanset om kunden betaler med kort, mobil eller kontant
• Salgsrapporter, der viser hvilke varer der sælger godt, og hvornår butikken har travlt
• Færre manuelle indtastninger og dermed færre tastefejl ved kassen

Cloud-baserede POS-systemer giver typisk adgang til data fra flere lokationer, automatiske softwareopdateringer og mulighed for at skalere løsningen uden en forudgående hardwareinvestering. Skaleringsevnen afhænger dog af den konkrete leverandør og systemarkitektur, og et cloud-baseret system er i praksis afhængigt af en stabil internetforbindelse for at fungere fuldt ud.

Effekten af et POS-system på omsætning og kundetilfredshed varierer efter virksomhedstype, konkurrencesituation og hvor godt systemet er implementeret og brugt af personalet. Der findes derfor ikke ét tal, der gælder for alle virksomheder.

Integration mellem POS-systemer og forretningssystemer

Et POS-system fungerer i stigende grad som et bindeled mellem flere forretningssystemer, f.eks. lagerstyring, regnskab og e-handelsplatform. Formålet er at sikre, at oplysninger om salg, lager og priser er ensartede, uanset hvilken kanal kunden handler igennem.

Integration mellem POS-system og lagerstyringssystem kan reducere behovet for manuel dobbeltindtastning, fordi et salg i butikken automatisk trækker varen fra det centrale lager. Hvor stor tidsbesparelsen bliver i praksis, afhænger af, hvor manuel arbejdsgangen var i forvejen.

Mange moderne lagerstyringssystemer kan i dag integrere i realtid med POS-platforme, så et salg i den fysiske butik afspejles i det lager, der vises på webshoppen. Det muliggør handel på tværs af kanaler, hvor en kunde f.eks. kan bestille online og afhente i butikken, eller returnere en vare i butikken, selvom den er købt online.

En stabil router og netværksforbindelse er en forudsætning for, at denne form for integration fungerer pålideligt, både i butikken og mellem butik og eventuelle centrale systemer. Falder forbindelsen ud, kan et cloud-baseret POS-system i nogle tilfælde have begrænset funktionalitet, indtil forbindelsen er genoprettet, hvilket er værd at afklare med leverandøren inden valg af system. Butiksautomatisering forudsætter, at kassesystem, lagerstyring og kundedata er forbundet og opdateres i realtid, frem for at stå som adskilte systemer, der skal afstemmes manuelt.

Ved at vælge fleksible, integrerede løsninger kan en virksomhed reducere risikoen for dataindtastningsfejl og få et mere samlet overblik over lager og salg på tværs af kanaler.

Sådan vælger du det rette POS-system

Valget af POS-system afhænger af butikkens størrelse, branche og de funktioner, der er relevante for netop den forretning. Det kan derfor være en fordel at afklare et par centrale spørgsmål, inden man vælger leverandør: Hvor mange kasseterminaler skal systemet dække, og skal det kunne fungere midlertidigt uden internetforbindelse? Hvilke betalingsmetoder skal understøttes, og hvor ofte opdateres softwaren? Kan systemet integreres med den lagerstyring eller det regnskabsprogram, virksomheden allerede bruger, og hvad tilbyder leverandøren af support, hvis systemet går ned i åbningstiden?