ATS – Applicant Tracking System

ATS, forkortelse for Applicant Tracking System, er et softwareprogram, der bruges til at modtage, organisere og screene jobansøgninger i forbindelse med rekruttering. Systemet fungerer som en central kandidatdatabase, hvor virksomheder kan sortere og vurdere ansøgere ud fra faste kriterier som uddannelse, erfaring og nøgleord i cv’et. På den måde erstatter det den manuelle gennemgang af hver enkelt ansøgning.

Når en virksomhed for eksempel slår en stilling som projektleder op og modtager mange ansøgninger, kan et ATS automatisk sortere ansøgerne efter, om de nævner konkrete kompetencer som en bestemt certificering eller erfaring fra en given branche. Rekruttereren får dermed en kortere liste af kandidater at gennemgå manuelt, i stedet for at skulle læse hver eneste ansøgning fra ende til anden.

Vigtigste pointer

Her er et hurtigt overblik over, hvad et ATS-system typisk bidrager med:

• Automatiserer sortering og screening af jobansøgninger
• Kan reducere den tid, rekrutterere bruger på manuel sagsbehandling
• Samler kandidatoplysninger i én kandidatdatabase
• Understøtter analyser af kompetencer, uddannelse og erfaring
• Kan bidrage til en mere ensartet og dokumenterbar rekrutteringsproces
• Stiller krav til korrekt håndtering af persondata i overensstemmelse med GDPR

Hvad er ATS – Applicant Tracking System

Et ATS er et digitalt værktøj, der bruges til kandidatscreening i forbindelse med rekruttering. Det hjælper virksomheder med at håndtere jobansøgninger ved at sortere og analysere dem automatisk ud fra forud definerede kriterier.

Et ATS udfører typisk følgende opgaver:

• Automatisk scanning af cv’er og jobansøgninger
• Sortering af kandidater baseret på relevans i forhold til jobopslaget
• Oprettelse af en central kandidatdatabase
• Generering af strukturerede kandidatprofiler

Moderne ATS-systemer bruger algoritmer, der sammenligner nøgleord i cv’et med kravene i jobopslaget og danner et estimat af, hvor godt en kandidats uddannelse og erfaring matcher stillingen. Denne vurdering bygger på tekstgenkendelse og kan derfor overse kvalifikationer, der er beskrevet med andre ord end dem, systemet leder efter.

Ifølge flere brancheanalyser kan et ATS bidrage til at reducere ansættelsestiden og forbedre kvaliteten af de kandidater, der går videre i processen. Effekten varierer dog afhængigt af virksomhedens størrelse, branche og hvordan systemet er sat op, og bør derfor ikke tages som en garanti.

For jobsøgere kan det betale sig at tilpasse cv’et til et ATS. Det indebærer at bruge de samme nøgleord, som står i jobopslaget, undgå komplekse layouts med tabeller og grafik, og holde overskrifter og datoformater enkle, så systemet kan læse dem korrekt.

Automatisering af rekruttering med ATS og hr-software

Et ATS indgår ofte som en del af bredere hr-software, der samler jobopslag, ansøgninger og kommunikation ét sted. Meget hr-software leveres i dag som en cloudbaseret abonnementsløsning, en model der ofte betegnes Xaas (Anything as a Service). Sådan kan teknologien typisk understøtte rekrutteringsprocessen:

• Offentliggør jobopslag på flere jobportaler samtidig
• Lad systemet foretage en indledende sortering af ansøgninger ud fra nøgleord
• Brug skabeloner til hurtigere kommunikation med kandidater undervejs i processen
• Saml kandidatdata ét sted, så flere i rekrutteringsteamet kan følge processen

Til populære eller bredt definerede jobopslag modtager virksomheder ofte et stort antal ansøgninger. I de tilfælde kan et ATS gøre det hurtigere at komme igennem bunken, fordi systemet forhåndssorterer ansøgningerne, før en rekrutteringsmedarbejder ser dem.

Nogle systemer tilbyder desuden rapporteringsværktøjer og kan inddrage personlighedsvurderinger eller kompetencetests som supplement til cv-gennemgangen, så beslutningen ikke udelukkende bygger på nøgleordsmatch. En del af kandidatoplevelsen afhænger også af systemets brugerflade (UI), altså hvor nemt og overskueligt det er for en ansøger at navigere i ansøgningsprocessen.

Vigtige funktioner i moderne ATS-software inkluderer typisk:

1. Automatisk cv-sortering
2. Nøgleordsanalyse
3. Rapporteringsværktøjer
4. Kandidatrelationsstyring

Talentdatabase og kandidathåndtering

En kandidatdatabase er en central del af mange ATS-løsninger. Den gør det muligt at gemme og sortere tidligere ansøgere, så virksomheden kan vende tilbage til dem, hvis en ny stilling matcher deres profil, i stedet for at starte rekrutteringen forfra hver gang.

En kandidatdatabase i et ATS understøtter typisk:

• Automatisk lagring af kandidatprofiler
• GDPR-sikker dataopbevaring med mulighed for sletning efter en fastsat periode
• Hurtig genfinding af tidligere ansøgere
• Integration med jobportaler

En veldrevet kandidatdatabase gør det nemmere at genbruge tidligere ansøgninger og opbygge en talentpulje til fremtidige rekrutteringer. Værdien afhænger dog af, at oplysningerne løbende holdes opdaterede og relevante.

Jobagenter og nyhedsbreve kan bruges til at holde kontakten til kandidater i databasen, hvilket i mange tilfælde styrker virksomhedens employer branding. De fleste systemer gør det desuden muligt at dele jobannoncer direkte på sociale medier og jobportaler med få klik, hvilket kan gøre rekrutteringsprocessen mere effektiv.

En kandidatdatabase handler om mere end at opbevare data – den skal aktivt understøtte matchet mellem kandidater og fremtidige jobkrav, for eksempel ved at gøre det muligt at søge på specifikke kompetencer blandt tidligere ansøgere.

Personlighedsvurderinger og automatiseret onboarding i ATS

Nogle ATS-løsninger kan integrere personlighedsvurderinger som supplement til cv-gennemgangen. Vurderingerne ser typisk på forhold som kommunikationsstil og samarbejdsevner og bruges til at få et billede af, om en kandidat passer til jobbet og virksomhedskulturen – ikke kun om kvalifikationerne matcher på papiret.

Disse værktøjer kan bidrage til et mere nuanceret billede af en kandidat, men de erstatter ikke en samtale eller et interview. Resultaterne bør ses som ét element blandt flere i den samlede vurdering.

Onboarding er en anden funktion, der ofte indgår i moderne ATS. Automatisering kan gøre den indledende proces lettere for nye medarbejdere, for eksempel ved digital underskrift af kontrakter og automatisk udsendelse af introduktionsmateriale, inden den nye medarbejder møder ind første gang.

Hvad et ATS ikke kan afgøre

Et ATS er grundlæggende et filtreringsværktøj og ikke en erstatning for en menneskelig vurdering af en kandidat. Systemet kan sortere ansøgninger efter, om bestemte ord eller kvalifikationer optræder i teksten, men det kan ikke i sig selv vurdere en kandidats potentiale, motivation eller evne til at samarbejde.

Nøgleordsbaseret sortering betyder også, at kandidater med relevante kompetencer i nogle tilfælde bliver sorteret fra, hvis de har beskrevet deres erfaring med andre formuleringer end dem, jobopslaget eller systemet leder efter. Derfor anbefaler flere kilder inden for rekruttering, at virksomheder løbende gennemgår og justerer deres screeningkriterier, og at et ATS bruges som et første filter frem for den endelige beslutning.